私はWebデザイナー、ブロガーをしながら某企業で社内情報システムを担当しています。
先日、社員全員にMicrosoft Teams（以降、Teams）の教育を実施しました。
Teamsとはチャットやビデオ会議ができるMicrosoft社のコミュニケーションアプリです。
教育の目的は、Teamsの機能を全社員に理解してもらい、社内または部門ごとのコミュニケーションを円滑にすること。社員一人一人に使用方法や便利な機能を伝えました。
しかし、これまで使用していなかったツールを説明しても、簡単に社員全員が理解して使用してもらうのはかなり難易度が高いです。
というのも、社内には必ず、変化を起こすことが嫌いな現状維持派がいます。そのような方たちの為にも、いかに「簡潔に」説明できるかが重要になります。
そこで今回の研修では、「教え方の工夫」として３つのことを意識しました。
この記事は社内研修を実施される方や、新しいアプリケーション導入を考えている方の参考になれば幸いです。
目次
教えるときの工夫３選
まず結論ですが、教えるときの工夫として、下記の３つを実施しました。
・講義形式ではなく3~4人の”グループワーク形式”に。”レベル”や”役職”で切り分ける。
・実機を見せて例を示す。そのために”事前準備”を。
・はじめの5分は必ず”雑談”。実際に使ってくれるかは”信頼関係”が大きく左右する。
どのように工夫したのか、順番に説明していきます。
➀講義形式ではなく3~4人の”グループワーク形式”に。”レベル”や”役職”で切り分ける
以前、私は20人近くの前で講義形式で研修を行いました。このやり方で行うと以下のような問題が発生しました。
・本当に一人一人が理解できているのかわからない
・理解できていない人がついて来れない
・大人数を対象で実施すると、質問できない人が出てくる
大人数を対象に行うと必ずと言って良いほど、ついて来れない人が出てきます。
そこで、少人数＋グループワーク形式で実施すること。
これにより、対象者の理解度を確実に確認できます。
また、必ず講義中に参加者に発言を求めたり、質問がないか定期的に確認します。
ここで重要なのは、グループの分け方。基本的に同じ部署のメンバーを一緒に実施しますが、その中でも「すでに理解できている人・できていない人」であったり、「マネージャーの方・プレイヤーの方」などレベルや役職で分けて実施することが大切です。
なぜなら、同じレベルで分けなければ、新人や理解できていない方が委縮してしまい、わからないまま進んでしまう可能性があるからです。
したがって、少人数のグループワーク形式かつレベルによってチーム分けするのが良いです。
ただこのやり方のデメリットとして、大人数でやるよりも沢山の時間が掛かってしまいます。時間を使ってでも説明したいのであれば上長を説得する必要があります。
②実機を見せて例を示す。そのために”事前準備”を
研修や発表、報告を成功させるために欠かせないのが 事前準備 です。
今回の研修に向けて私が意識したのは、
・どうすれば参加者に分かりやすく伝わるか
・どうすれば実際に使ってもらえるようになるか
という視点で準備を進めることでした。
具体的には、自分で何度もテストを行い、操作を繰り返し確認 しました。
「このボタンを押したらどうなるのか」「こういう場面ではどう表示されるのか」など、さまざまなシチュエーションを想定して試してみたのです。
また、参加者から出そうな質問を事前に想定し、スムーズに答えられるように準備しておくことも大切です。
これをしておくことで、説明に一貫性が出て、理解度の向上にもつながります。
③はじめの5分は必ず”雑談”。実際に使ってくれるかは”信頼関係”が大きく左右する
話を聞いてくれる、理解してくれるための一番の要素はどれだけ説明が上手くできるかだと思います。しかし、同時に説明をする両方の信頼関係も重要です。
研修では、久しぶりに会う方もいたので、はじめの5分は必ず雑談をしました。
「最近仕事は順調？」「情シス部門でできることはありませんか？」と聞いてみたり、雑談をしてみたり・・・。
いきなりスタートよりもまずは雑談の方が気持ちも和らいで話しやすくなり、質問もしやすくなると思います。
何事にも信頼関係は大切。是非、実践して見て頂きたいです。
まとめ
今回は「社内研修で気付いた”教えるときの工夫”３選」というテーマで執筆しました。
教えるときに工夫したこととして、
・講義形式ではなく3~4人の”グループワーク形式”に。”レベル”や”役職”で切り分ける。
・実機を見せて例を示す。そのために”事前準備”を。
・はじめの5分は必ず”雑談”。実際に使ってくれるかは”信頼関係”が大きく左右する。
是非参考にしていただけたら嬉しいです。
